Formulare

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Um die ehrenamtliche Arbeit bei der Verkehrswacht Roth-Hilpoltstein e.V. für alle Mitglieder einfacher zu machen, haben wir die Abrechnungsprozesse zum Jahresbeginn 2026 vereinheitlicht und rechtssicher gestaltet.

Damit wir von den Mitgliedern eingereichte Auslagen und Aufwandsentschädigungen schnell und ohne Rückfragen auszahlen können, brauchen wir eure Mithilfe:

Worauf müsst ihr achten, bevor ihr Formulare einreicht?

Vollständigkeit: Bitte füllt die neuen Vorlagen komplett aus, um sie einreichen zu können.
Richtigkeit: Achtet auf korrekte Angaben (Persönliche Daten, Beträge, vollständige Kontodaten, …).
Unterschrift: Belege & Formulare müssen zwingend von euch unterschrieben sein.
Abgabe: Scannt die unterschriebenen Formulare gerne ein & sendet sie bitte direkt an

kasse@verkehrswacht-roth.de

Solltet ihr Originalbelege haben, dann bitte entweder per Post senden oder einem Vorstandsmitglied in die Hand drücken

Warum ist das alles notwendig & wichtig?

Hinter den neuen Abläufen stehen zwei wesentliche Gründe:

Entlastung der Kasse: Das „Hinterherrennen“ nach fehlenden Infos ist unser größter Zeitfresser. Nur wenn eure Unterlagen vollständig und gut erkennbar (kontrastreich und ohne Schattenwurf) bei uns eingehen, können wir sie ohne Umwege bearbeiten. Das spart uns Nerven und sorgt dafür, dass ihr euer Geld schneller auf dem Konto habt.

Rechtssicherheit: Die Verkehrswacht steht gegenüber dem Finanzamt in der Beweispflicht. Für unsere Gemeinnützigkeit ist eine lückenlose Dokumentation und maximale Transparenz zwingend erforderlich. Jede Information dient also auch dazu, unseren Verein rechtlich abzusichern.
Unsere neuen Vorlagen im Überblick

Die Formulare findet Ihr am Ende der Seite ganz unten. Vorher die Ausfüllanleitungen. Fragen können gerne an kasse@verkehrswacht-roth.de gestellt werden.

Datei: VW_Bewirtungsbeleg

Für die Abrechnung von Verpflegungskosten (z. B. bei Vor- oder Nachbesprechungen von Veranstaltungen/ Aktionen/ Trainings, Neujahresfeier, Jahresabschlussfeier, …), die ihr für die Verkehrswacht ausgelegt habt.

Wichtig – Bitte beachten:
Vorab-Check: Jede Bewirtung muss vorher vom Vorstand genehmigt werden. Eine nachträgliche Kostenzusage ist leider nicht möglich.
Der Beleg: Bittet im Restaurant immer um einen offiziellen Bewirtungsbeleg (oder zumindest eine detaillierte Rechnung).
Wenn kein Bewirtungsbeleg möglich ist, lasst euch bitte einen Beleg aushändigen (das muss möglich sein!).
Notlösung: Falls ein Originalbeleg z.B. verloren geht, könnt ihr die Vorlage trotzdem nutzen, damit ihr euer Geld bekommt. Das sollte jedoch die absolute Ausnahme bleiben.

Ausfüllhilfe: Alle geforderten Felder füllen
▪ Rechnung des Restaurants beilegen.
▪ Anlass der Bewirtung und alle Namen der Teilnehmer auf dem Formular eintragen.
▪ Eure Unterschrift nicht vergessen.
Eigenbeleg (für Sachkosten & Besorgungen)

Datei: VW_Eigenbeleg

Diese Vorlage nutzt ihr für alle Anschaffungen, Auslagen oder Besorgungen (wie z. B. Materialien für Veranstaltungen, Besorgung von Dankeschönaktionen, Schalten von Anzeigen, …), die ihr für die Verkehrswacht tätigt und privat vorstreckt.
Wichtig – Bitte beachten:

Regelfall (mit Beleg):

Heftet die Originalrechnung oder den Kassenbon immer direkt an den Eigenbeleg. Er dient in diesem Fall als Zusammenfassung für die Kasse.
Ausnahmefall (ohne Beleg): Falls ihr einen Beleg verloren habt, nutzt ihr das Formular als Bestätigung, dass die Kosten tatsächlich entstanden sind. Bitte achtet darauf, dass dies eine seltene Ausnahme bleibt.

Keine Bewirtung: Für Essen und Getränke im Restaurant nutzt ihr bitte ausschließlich den oben beschriebenen Bewirtungsbeleg.

Ausfüllhilfe: Alle geforderten Felder füllen
▪ Zweck der Anschaffung angeben (z.B. „Material für Aktionstag“).
▪ Den genauen Betrag eintragen.
▪ Mit eurer Unterschrift bestätigt ihr die Richtigkeit und den Erhalt der Ware.

Einzahlungsbeleg
Datei: VW_Einzahlungsbeleg

Diesen Beleg nutzt ihr, wenn ihr bei Aktionen (z. B. Trainings) Bargeld von Teilnehmenden entgegennehmt. Er dient als Dokumentation für die Kasse, damit das Geld korrekt verbucht werden kann.

Wichtig – Bitte beachten:
Bargeld vermeiden: Bitte schränkt Barzahlungen auf ein Minimum ein. Nutzt sie nur dort, wo es absolut keine andere Möglichkeit gibt. 

Kasse übernimmt Einzahlung: Ihr müsst das Geld nicht selbst zur Bank bringen – das erledigt die Kasse für euch.

Teilnehmenden-Listen: Bei Trainings (SHT, KdE, Rollatoren, E-Bike, …) muss zusätzlich zum Einzahlungsbeleg immer die vollständig ausgefüllte und unterschriebene Teilnehmenden-Liste eingereicht werden.

Ausfüllhilfe: Alle geforderten Felder füllen
▪ Tragt alle im Formular geforderten Informationen vollständig ein.
▪ Achtet darauf, dass die Gesamtsumme des Belegs mit dem eingesammelten Bargeld und der
Teilnehmenden-Liste übereinstimmt.
▪ Gebt das Geld zusammen mit dem Beleg zeitnah beim Vorstand und der Kasse ab.

Fahrtenbuch (KM-Abrechnung)
Datei: VW_Fahrtenbuch

Wenn ihr mit eurem privaten PKW oder Kraftrad (KRAD) für die Verkehrswacht ehrenamtlich unterwegs seid, könnt ihr euch die Fahrtkosten über die Kilometerpauschale zurückerstatten lassen.

Wichtig – Bitte beachten:
Vollständigkeit: Gelder werden nur ausgezahlt, wenn das Fahrtenbuch inhaltlich richtig und komplett ausgefüllt ist.

KM aufrunden: Bitte rundet die KM auf. D. h. bei 12,3 KM bitte 13 KM erfassen.
KM Pauschale: Die aktuell geltende KM-Pauschale wird von der Kasse eingetragen. Der Gesamtbetrag wird dann ermittelt & beglichen.

Einreichung: Bitte reicht eine Seite erst ein, wenn sie vollständig gefüllt und von euch unterschrieben ist.
Kassen-Nummer: Um die Kasse zu entlasten, vergebt ihr bitte oben rechts selbst eine fortlaufende Kassen-Nummer.
Die Nummer setzt sich zusammen aus eurem Nachnamen, dem Jahr und einer vierstelligen Nummer (ab 0001):

z. B. Erstes Fahrtenbuch „Nachname_20260001“, zweites Fahrtenbuch „Nachname_20260002“ (Im neuen Jahr beginnt die Zählung mit der neuen Jahreszahl und wieder bei 0001, z. B. „Nachname_20270001“.)

Honorarrechnung
Datei: VW_Honorarrechnung

Diese Vorlage nutzt ihr, um eure zeitliche Unterstützung bei SHT, KdE oder anderen Aktionen/Veranstaltungen der Verkehrswacht abzurechnen. Sie gilt für Trainer & Projektleiter, Co-Trainer und Helfer.

Wichtig – Bitte beachten:
Keine Doppelabrechnung: Wenn ihr eine Honorarrechnung stellt, dürfen für dieselbe Veranstaltung keine zusätzlichen Stunden (über andere Wege) abgerechnet werden.
Honorarsätze: Die genaue Höhe des Honorars wird von der Kasse nach Einreichung basierend auf den aktuellen Sätzen ergänzt.

Ausfüllhilfe: Bitte gebt auf der Rechnung an, um welche Art von Einsatz es sich handelte:
▪ Ganztageseinsatz: Ab 5 Stunden Arbeitszeit.
▪ Halbtageseinsatz: Bis zu 5 Stunden Arbeitszeit.
Unterschieden werden Vergütungen anhand der Auswahl
▪ Trainer & Projektleiter, Co-Trainer, Helferlein
▪ Ganztages- oder Halbtageseinsatz

Tätigkeitsnachweis
Datei: VW_Tätigkeitsnachweis

Diese Vorlage nutzt ihr, um die ehrenamtlich geleisteten Stunden abzurechnen. Sie kann von allen aktiven Mitgliedern des VW RH-HIP e.V. verwendet werden.

Wichtig – Bitte beachten:
Keine Doppelabrechnung: Wenn ihr Stunden für Tätigkeiten einreicht, darf für dieselbe Veranstaltung keine Honorarrechnung abgerechnet werden.

Stundensätze: Der Stundensatz beträgt 10,50 €. Die Gesamterstattung wird von der Kasse ermittelt und beglichen.
Stunden aufrunden: Bitte rundet die Stunden auf. D. h. bei 12,3 KM bitte 13 KM erfassen.
Damit alles glattläuft: Wir schätzen eure Zeit und euer ehrenamtliches Engagement sehr!
Damit ihr euer Geld genauso schnell bekommt, wie ihr ehrenamtlich im Einsatz seid, achtet bitte auf Lesbarkeit, gute Aufnahmen von Scans oder Fotos und eure vollständige Unterschrift.

Wenn ihr all das mit beachtet, helft ihr der Kasse enorm dabei, die Bearbeitungszeit kurz zu halten.

Danke für eure Mithilfe!